Reglamento para la Justificación de las Inasistencias a las Sesiones Ordinarias del Consejo Nacional, Directorio y Comité Ejecutivo.
I.- OBJETIVO
A fin de dar cumplimiento a lo establecido en el Artículo 46 de los Estatutos de la Federación, el Directorio en su sesión ordinaria del día ocho (8) de diciembre de dos mil tres (2003=, fija las siguientes disposiciones que regularán las justificaciones alas faltas de asistencia de los Directores y del Comité Ejecutivo y el procedimiento a seguir para considerar dicha justificación.
II. NORMAS ESPECÍFICAS
Art.1.-Los Directores y miembros del Comité Ejecutivo, que no puedan asistir a las sesiones ordinarias del Consejo Nacional, del Directorio, y del Comité Ejecutivo, para las cuales hayan sido debidamente convocados, deberán dirigir al Presidente de la Federación y demás miembros del Directorio, una comunicación escrita donde se exprese (n) la (s) razón (es) que impidan la asistencia a la reunión convocada. La falta de envío de dicha comunicación escrita en los términos y lapsos establecidos en el artículo 2, dará como resultado que la inasistencia se considere definitivamente injustificada sin importar las razones que impidieron la asistencia.
Art.2.- La justificación deberá remitirse a través de correspondencia escrita, a la atención de la Secretaría General, antes de la celebración de la reunión respectiva, a menos que las causas que provocaron la inasistencia hicieren imposible dicha comunicación anticipada en cuyo caso, deberá enviarse la respectiva correspondencia dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la hora pautada para la sesión. La correspondencia enviada será calificada de conformidad con los artículos 3 y 4 en la primera reunión del Directorio que se celebrare después de su arribo.
Art. 3.- Previa aprobación del Directorio, podrán considerarse inasistencias justificadas las siguientes:
a) Enfermedad del Director, debidamente justificada;
b) La inasistencia siempre que sea imprescindible, por estar ejerciendo la representación de FEDECAMARAS, del Directorio o del Organismo Gremial que represente o al cual pertenezca, tanto Nacional como Internacionalmente, en reuniones, actos o eventos.
c) Causas de fuerza mayor;
d) La imposibilidad física de asistir por causa de cambios en los horarios de los medios de transporte, debidamente comprobados.
Art.4.- Cualquier otra causa no prevista expresamente en el presente Reglamento, requerirá ser calificada como justificada por el Directorio, en la celebración de la reunión correspondiente y aprobada por éste.
Art.5.- Los Directores que se vayan a ausentar de las sesiones del Directorio antes de que finalicen, deberán informar al Directorio, previamente y por escrito a la atención de la Secretaría General o a través de un derecho de palabra no mayor a los dos (2) minutos según las circunstancias del caso, las razones por las cuales se debe ausentar y éste determinará al final de la misma sesión, a su sola discreción y en forma definitivamente firme, si acepta como justificado el retiro anticipado y para el caso que no lo acepte se considerará que ese Director no acudió a la sesión. A su vez, los Directores que se hayan ausentado de sesiones distintas a las del Directorio antes de que finalicen, deberán informar al Directorio, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a su retiro, por escrito y a través de la Secretaría General, las razones por las cuales se debieron ausentar y éste determinará en su próxima sesión, a su sola discreción y en forma definitivamente firme, si acepta como justificado el retiro anticipado y para el caso que no lo acepte se considerará que ese Director no acudió a dicha sesión. En ambos casos, la falta de cumplimiento del deber de informar al Directorio, en los términos y lapsos aquí establecidos, dará como resultado que el retiro anticipado se considere definitivamente como una ausencia injustificada. Todo lo anterior se aplicará sin perjuicio de lo dispuesto en los Artículos 2 y 6 del Reglamento de Funcionamiento y de Debates del Directorio de FEDECAMARAS.
Art.. 6.- El Director que dejare de asistir a una sesión para la cual haya sido convocado y que hubiere enviado su carta justificativa de inasistencia de acuerdo al Artículo 3, tendrá la carga exclusiva de determinar personalmente si su inasistencia fue calificada como justificada. Para el caso contrario, deberá dentro de los 20 días siguientes a la declaratoria de injustificada, so pena de quedar definitivamente firme la decisión de injustificada, enviar una carta al Directorio pidiendo su reconsideración, carta a la cual podrá anexar las pruebas que considere pertinente y en la cual, de considerarlo necesario, puede solicitar un derecho de palabra de un máximo de cinco (5) minutos. Si el Directorio ratifica su decisión el Director no tendrá derecho a recurrir dicha declaratoria de injustificada y ésta quedará definitivamente firma.
Art.7.- La Secretaría General llevará el control de asistencias e inasistencias, conforme al Artículo 46 de los Estatutos de la Federación y lo pondrá a la disposición del Directorio de Fedecámaras periódicamente. A estos efectos y, mínimo, cada nueve (9) meses luego de haber iniciado cada año de los períodos bianuales en los cuales fueron designados como Directores, el Secretario General emitirá una correspondencia a cada uno de los Directores con la evaluación personal respectiva en la cual se refleja su porcentaje de asistencia, a los Consejos Nacionales, Directorios y Comité Ejecutivo (éste último cuando sea el caso) y, de ser el caso, dicha correspondencia le indicará al Director si su nivel de inasistencias le hacen acreedor de las consecuencias estatutarias previstas en el Artículo 46 de los Estatutos de la Federación.
Art. 8.- A fin de llevar un mejor control de las asistencias de los Directores, el Secretario General, una vez culminada la reunión certificará las hojas donde aparecen las firmas de los Directores asistentes a la reunión y en aquellos lugares donde no aparezca la firma del Director debido a su inasistencia o retiro anticipado, el Secretario General anulará el espacio donde debía haber firmado el Director ausente, agregando inmediatamente después de realizado el Directorio respectivo, una nota marginal indicando si su ausencia fue calificada como justificada o no. Todo lo anterior se aplicará sin perjuicio de lo dispuesto en los Artículos 2 y 6 del Reglamento de Funcionamiento y de Debates del Directorio de FEDECAMARAS.
Art.9.- Una vez que el Director reciba la correspondencia del Secretario General en la cual se evalúa sus asistencia a las reuniones a las cuales está obligado a asistir, en caso de tener alguna inconformidad con lo allí evaluado y expresado en la correspondencia recibida, el Director remitirá dentro de los 20 días siguientes, so pena de quedar definitivamente firme la evaluación, una carta al Secretario General exponiendo todas las razones que considere convenientes para rechazar esa evaluación excepto razones que insistan sobre lo justificado de la inasistencia porque para ello sólo se aplica el trámite establecido en los Artículos 5 ó 6 según sea el caso. Recibida la debida correspondencia el Secretario General someterá a consideración del Directorio mas próximo, dichas razones el cual evaluará si las mismas con procedentes o no. En caso que el Director no comparta la decisión del Directorio, podrá dentro de los cinco días siguientes a la notificación que se le haga de la decisión so pena de que ésta quede definitivamente firme, solicitar por escrito al próximo Directorio su reconsideración y , para esos efectos y si lo considera convenientes, podrá pedir un derecho de palabra no mayor de cinco (5) minutos. La decisión que tome en consideración el Directorio, será definitivamente firme y se le notificará al Director con indicación de los efectos estatutarios que le son aplicables.
Art. 10.- Salvo los derechos de palabras que los Directores puedan pedir de conformidad con los Artículos anteriores, las deliberaciones y decisiones que se deban tomar de conformidad con este Reglamento en relación a un Director, se llevarán a efecto, sin la presencia del Director el cual podrá incorporarse a la sesión correspondiente una vez concluida la votación de su caso. Sin embargo, el Director que, de conformidad con el Artículo 7, el Secretario General le indicará que su nivel de inasistencias le hacen acreedor de la consecuencias estatutarias previstas en el Artículo 46 de los Estatutos de la Federación, no podrá participar en ninguna otra sesión del Consejo Nacional, del Directorio y/o del Comité Ejecutivo hasta tanto el Directorio revoque la evaluación hecha por el Secretario General.
Art. 11.- Para los efectos de las convocatorias, notificaciones y envío de cualquier información que la Federación estime conveniente se tomarán los datos de dirección, teléfonos, fax y correo electrónico aquellas que el Director proporcionó en el formato que al efecto hizo entrega a la Secretaría General de la Federación, una vez los Directores fueron electos o designados. A todo evento, deberá constar en acta las decisiones que tome el Directorio con relación a los recursos que dicho Director pueda ejercer de conformidad con este Reglamento y se le dará debida respuesta.
IV.- Disposición Transitoria
Art.12.- Para efectos de los casos pendientes por las inasistencias al período de Directorio próximo pasado, se establece un plazo de sesenta (días) hábiles (serán días hábiles todos los días excepto sábados, domingos y días feriados) contados a partir de la fecha de aprobación del presente reglamento, para que el Directorio inicie un procedimiento especial en el cual se le notifique al Director cuestionado de la instrucción de un expediente de verificación de asistencia el cual deberá contener, por lo menos, 1) copias certificadas por el Secretario General de todas las actas levantadas de las reuniones ordinarias de Directorio, Comité Ejecutivo y Consejo Nacional llevadas a cabo durante el período de directorio próximo pasado y 2) Copia de las cartas que haya enviado el Director a la Presidencia de esta Federación de conformidad con los puntos 1. Y 2. II. de las Normas para la Justificación de las Inasistencias a las Reuniones de Directorio Ejecutivo y Consejo Nacional de FEDECAMARAS aprobadas por el Directorio del 31 de octubre de 1988. En dicho procedimiento de garantizará al Director el ejercicio pleno de su derecho a promover pruebas y alegatos por un lapso de diez (10) días hábiles (serán días hábiles todos los días excepto sábados, domingos y días feriados) contados a partir del tercer día hábil siguiente a su notificación si vive fuera de la ciudad de Caracas, lapso dentro del cual podrá revisar el expediente y solicitar copia del mismo, presentar las pruebas que considere convenientes y/o los alegatos de hecho y de derecho que a bien tenga realizar bajo el entendido que en caso de que el Director decida no participar en el procedimiento, por si mismo o por medio de apoderado, el Directorio decidirá el presente caso con las pruebas que reposen en el expediente instruido. Una vez concluido el lapso de diez (10) días hábiles la persona que el Directorio designe como instructor del expediente tendrá un lapso no mayor de seis (6) días hábiles para remitir al Directorio la totalidad del expediente instruido conjuntamente con un informe cobre su opinión en relación a la procedencia o no de las sanciones establecidas en el artículo 46 de los Estatutos que norman a esta Federación informe que será evaluado por Directorio en una reunión extraordinaria que la Presidencia convocará al efecto o en la próxima sesión ordinaria que se lleve a cabo, sesión donde al inicio el Director objeto del procedimiento podrá pedir un derecho de palabra que no excederá de diez (10) minutos de duración para resumir su posición sobre el caso y luego deberá retirarse para permitir las deliberaciones del resto de los directores. Una vez tomada la decisión el Secretario General notificará al Director objeto del procedimiento la decisión definitiva del caso anexando a dicha comunicación copia certificada del extracto del acta resolutoria del procedimiento.
III.- Disposiciones Finales
Art. 13.- Se derogan las Normas para la Justificación de las Inasistencias a las Reuniones de Directorio, Ejecutivo y Consejo Nacional, aprobado en el Directorio del 31 de octubre de 1988.
Art. 14.- Este Reglamento entrará en vigencia el 9 de diciembre de 2003.
